Оформлення обкладинки справ. Проведення роботи по систематизації документів поточного архіву

План уроку виробничого навчання

Тема: 7.2. Оформлення обкладинки справ. Проведення роботи по систематизації документів  поточного архіву.

 Мета уроку: навчити здобувачів освіти оформлювати обкладинку справи та систематизувати документи поточного архіву; розвивати професійне мислення та творчий підхід до роботи, виховувати відповідальність за доручену роботу та любов до обраної професії.

 Матеріально-технічне забезпечення уроку: персональні комп’ютери, зразки справ, зразки документів для формування справи, нитка, голка, клей, картки 49; тестові завдання 12, 15; плакат 77, 78, 81; презентація 78.

ХІД УРОКУ

1. Організаційна частина. Організаційна хвилина. Перевірка наявності здобувачів освіти на уроці. Перевірка зовнішнього вигляду здобувачів освіти. Перевірка готовності здобувачів освіти до уроку.

2. Вступний інструктаж:

1. Повторення попередньої теми:

• Оформити інформаційний лист;
• Оформити архівну довідку;
• Оформити архівну копію;
• Оформити архівний витяг.

2. Перевірка знань, вмінь здобувачів освіти необхідних на цьому уроці:

Індивідуальне опитування

1. Назвіть нормативний акт про основні засади щодо організації підготовки й передання справ у архів підприємства.

Орієнтована відповідь здобувачів освіти. Правила роботи архівних підрозділів ор­ганів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16. Так, згідно з розділом 5 Правил № 16, за­вершені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу мають бути передані до архіву підприємства для подальшого зберігання та користування ними в службових цілях. За рішенням керівника підприємства до архіву можуть передаватися також справи тимчасового зберігання (до 10 років включно).

 2. Під час підготовки до передання в архів кожна сформована справа постійного й тривалого термінів зберігання підлягає оформленню. Вкажіть що ця підготовка передбачає.

Орієнтована відповідь здобувачів освіти.

• Нумерацію аркушів у справі;
• Складання (за необхідності) внут­рішнього опису документів справи;
• Складання засвідчувального напи­су справи;
• Оправлення справи в обкладинку з твердого картону;
• Оформлення обкладинки (титуль­ного аркуша) справи.

 

3. Чим відрізняється оформлення документів тимчасового терміну  зберігання.

Орієнтована відповідь здобувачів освіти.

• У тверду обкладинку не оправляють.
• Аркуші не нумерують.
• Уточнення елементів оформлення обкладинки не проводять.

 4. Хто відповідає за оформлення справ, заведених у ді­ловодстві структурних підрозділів підприємства

Орієнтована відповідь здобувачів освіти.

Відповідають працівники цих підрозділів. Безпосереднє оформлення справ здійснюється за методичною допо­могою працівника, відповідального за архів на підприємстві.

 5. Як здійснюється нумерування аркушів справи?

Орієнтована відповідь здобувачів освіти.

Аби забезпечити збереженість і закріп­лення порядку розташування документів у справі, всі аркуші справи (окрім аркушів внутрішнього опису та засвідчувального напису) варто нумерувати арабськими циф­рами валовою нумерацією в правому верх­ньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором.

Аркуші внутрішнього опису доку­ментів справи нумеруються окремо.

Якщо справа складається більш, ніж з 250 аркушів (30-40 мм завтовшки), її доцільно поділити на томи або частини. Аркуші справ у кожному томі (частині) варто нумерувати окремо.

Фотографії, креслення, діаграми й ін­ші ілюстративні документи, що є окре­мими аркушами в справі, нумерують на зворотному боці в лівому верхньому куті.

У разі, коли формат аркуша більший за фор­мат А4, він підшивається за один бік і нуме­рується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4. Ар­куш із наглухо наклеєними документами (фо­тографіями, вирізками, виписками тощо) нуме­рують як один аркуш. А якщо до документа підклеєно одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), кожен документ має нумеруватися окремо.

Якщо до справ підшито конверти зі вкла­деннями, їх нумерують валовою нумерацією аркушів справи: спочатку нумерують конверт, а потім кожне вкладення в ньому. Так, напри­клад, незатребувані трудові книжки, перед тим як згрупувати в справу, вкладають у конверти.

Підшиті в справи, вже пронумеровані ра­ніше документи, зберігають власну нумерацію лише у разі, якщо вона відповідає по­слідовності розташування аркушів у справі.

Якщо працівником структурного під­розділу під час формування справи допу­щено багато помилок у нумерації, то під час підготовки справи для передання в архів варто здійснити перенумерацію: старі номери закреслити однією скісною рис­кою й поряд поставити нові номери аркушів. Проте за наявності окремих поми­лок у нумерації аркушів справи допус­кається застосовувати літерні номери ар­кушів (скажімо, 1-а, 15-б тощо).

 Зверніть увагу. Використання чорни­ла, пасти або кольорових олівців для нумерування аркушів справи забороняється!

 6. Вимоги до складання внутрішнього опису документів справи.

Орієнтована відповідь здобувачів освіти.

Відповідно до підпункту 5.1.11 Пра­вил № 16, до деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам’ятки, документи з грифом «Для службового користування», особові, судово-слідчі справи тощо, складається внутрішній опис документів справи. Необхідність скла­дання внутрішнього опису визначаєть­ся інструкцією з діловодства на підпри­ємстві.

Внутрішній опис зазвичай складають на окремому аркуші в табличній формі, що містить відомості про порядкові номери до­кументів справи, їх реєстраційні індекси, дати, заголовки, а також номери аркушів справи, на яких розташовано кожен доку­мент. У внутрішньому описі неодмінно робиться підсумковий запис, у якому цифрами та літерами зазначають кількість документів, включених до опису, і кількість аркушів внутрішнього опису. Ук­ладач внутрішнього опису обов’язково має підписати його та проставити дату.

Зауважимо, зміни складу документів справи (наприклад, включення додатко­вих документів, виключення документів, заміна оригіналів копіями тощо) варто за­значити в графі «Примітки» внутрішнього опису з посиланням на відповідні виправдовувальні документи (накази, рішення, акти тощо), а до внутрішнього опису в такому випадку варто скласти новий підсумковий запис.

Якщо справу оправлено чи підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк необхідно підклеїти до внут­рішнього боку лицьової обкладинки справи.

 7. Вимоги до складання засвідчувального напису справи.

Орієнтована відповідь здобувачів освіти.

Засвідчувальний напис справи склада­ють аби вести облік кількості аркушів у справі та фіксувати особливості їх нумерації. Засвідчувальний напис оформлюється на окремому аркуші, який уміщується на­прикінці справи, а в друкарських примір­никах справ (облікових журналах, звітах тощо) – на зворотному боці останнього чистого аркуша.

У засвідчувальному написі цифрами й літерами зазначають кількість аркушів у справі та окремо, через знак «+» (плюс), – кількість аркушів внутрішнього опису в разі його наявності.

Підпунктом 5.1.17 Правил № 16 обу­мовлено особливості нумерації документів справи в засвідчувальному написі, а саме – наявність:

• літерних і пропущених номерів ар­кушів;
• номерів аркушів із наклеєними фото­графіями, кресленнями, вирізками тощо;
• номерів великоформатних аркушів;
• номерів конвертів з укладеннями та кількості аркушів укладень.

Засвідчувальний напис підписує осо­ба, яка його склала. Усі подальші зміни в складі та стані справи (наприклад, пошко­дження аркушів, заміна оригінальних до­кументів копіями, приєднання нових доку­ментів тощо) зазначаються в засвідчуваль­ному написі з посиланням на відповідний виправдовувальний документ (наказ, акт, рішення).

Якщо здійснено великий обсяг пере­нумерації аркушів, то в кінці справи складають новий засвідчувальний на­пис. У свою чергу, старий засвідчуваль­ний напис закреслюють, проте він має зберігатися в справі постійно.

 8. Як здійснюється оправлення справ.

Орієнтована відповідь здобувачів освіти.

Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу варто оправляти у тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, про­шивати на чотири проколи спеціальними су­ровими нитками чи дратвою.

У разі оправлення чи прошивання доку­ментів справи не дозволяється зачіпати їх тек­сту. Якщо ж текст документів надруковано надто близько до лівого краю аркушів, варто наростити корінці документів папером тієї ж якості, що й носії тексту документів.

 Зверніть увагу! Під час оправлення чи прошивання справ усі металеві скріплен­ня (скріпки, булавки тощо) вилучають­ся з документів.

 9. Вимоги до оформлення обкладинки справ.

Орієнтована відповідь здобувачів освіти.

На обкладинці справи за­значають такі елементи:

• код державного архіву, до якого на­далі буде передано справу (у правому верхньому куті);
• код підприємства за ЄДРПОУ (у пра­вому верхньому куті);
• назву підприємства та його струк­турного підрозділу (у верхній частині об­кладинки від лівого краю);
• слово «справа» та її номер за описом справ, а за необхідності – номер тому, на­приклад: СПРАВА № 01-12 ТОМ № 2 (у центрі обкладинки);
• заголовок справи (нижче слова «СПРАВА»);
• крайні дати документів, уміщених у справу (під заголовком справи);
• номер архівного фонду та номер опи­су за погодженням з архівом підприємства (у лівому нижньому куті обкладинки);
• кількість аркушів справи та строк її зберігання (у правому нижньому куті обкладинки).

Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них про­ставляють крайні дати документів. Бажа­но зазначити точні календарні дати, тоб­то число, місяць, рік. Число і рік необхідно записати арабськими цифрами, а назву місяця – словами.

У разі зміни назви підприємства чи його структурного підрозділу впродовж періоду, що охоплює документи справи, або у випадку, якщо справу передано до ін­шого підприємства (структурного підроз­ділу), на обкладинці справи зазначають но­ву назву підприємства (структурного під­розділу), а попередню беруть у дужки (підп. 5.1.25 Правил № 16).

Безпосередньо перед передаванням справ у архів уважно перевіряють відпо­відність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів. За потреби до тексту на обкладинках справ уносять не­обхідні уточнення чи наводять додаткові відомості (скажімо, проставляють номери наказів або протоколів, роблять вказівки на наявність копій документів тощо).

Усі написи на обкладинках справ варто робити чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

 На замітку. Крайніми датами докумен­тів архівного фонду є дати першого й ос­таннього за хронологією документів у складі фонду.

 10. Назвіть порядок передання справ у архів підприємства.

Орієнтована відповідь здобувачів освіти.

Перед тим як передавати справи в архів підприємства, у структурному під­розділі має бути здійснено перевірку:

• правильності формування докумен­тів у справах;
• належного оформлення документів кожної справи;
• оформлення справ у цілому;
• відповідності справ номенклатурі, затвердженій керівником підприємства.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структур­них підрозділів зобов’язані їх усунути.

Зауважимо, якщо справи структур­них підрозділів, що зазначаються в описах, відсутні, неодмінно здійснюється їх роз­шук. А в разі негативного результату розшуку керівник підприємства за поданням експертної комісії та архівного підрозділу затверджує акт про нестачу архівних справ (документів), створює комісію зі службово­го розслідування, призначає службове розслідування й видає наказ про притя­гнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності справ (доку­ментів), підписана керівником відпо­відного структурного підрозділу, пере­дається до архівного підрозділу.

Справи до архівного підрозділу ма­ють доставлятися працівниками структурних підрозділів підприємства. Усі справи приймає працівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за ар­хів) підприємства в присутності праців­ника структурного підрозділу, який здає документи. У кожному примірни­ку опису справ мають бути проставлені позначки про прийняття справи. На­прикінці ж кожного примірника опису справ цифрами й літерами повинно бу­ти зазначено:

• фактичну кількість справ, переда­них до архівного підрозділу;
• номери відсутніх справ;
• дату приймання-передавання справ;
• посади й підписи осіб, які здавали та приймали справи.

Зверніть увагу! Передання справ (з осо­бового складу, постійного й тривалого зберігання) в архів підприємства здій­снюється лише за описами справ.

3. Пояснення характеру наступної роботи, порядку виконання.

 4. Розподіл здобувачів освіти по робочих місцях.

 3. Поточний інструктаж:

• Перевірка дотримання правил ТБ.
• Перевірка правильності виконання робіт.
• Перевірка використання робочого часу.
• Перевірка і оцінка робіт.

 4. Заключний інструктаж:

1. Підбиття підсумків виконаних завдань уроку.

2. Відзначення кращих робіт здобувачів освіти.

3. Аналіз допущених помилок та причини їх виникнення.

4. Повідомлення та обґрунтування оцінювання навчальних досягнень здобувачів освіти.

5. Видача домашнього завдання: повторення матеріалу теми «Створення довідкового апарату документів архіву. Користування документами архіву», Інтернет-ресурсу:  http://www.archive.lviv.ua/archive/information/ koristuvannja-dokumentami-arkhivu/ – Користування документами архіву та використання архівної інформації.

 

ЗАВАНТАЖИТИ