Тайм – менеджмент як система управління часом педагога

Мета тренінгу: здобути досвід керування власним часом, плануванням та створенням необхідних умов для професійного самовдосконалення.

Завдання:

• ознайомити учасників тренінгу із причинами дефіциту часу та методами тайм-менеджменту;
• сформувати навички максимально використовувати свій особистий потенціал через організацію власного життєвого простору;
• поділитися досвідом керування власним часом
• навчитися «фільтрувати» нові завдання;
• формувати вміння командної взаємодії.

Учасники: педагогічні працівники

Роздаткові матеріали: рисунок «Пиріг часу», тестові методики.

Етапи проведення тренінгу:

ВСТУП (повідомлення теми, правила, очікування, знайомство).

Вправа 1. «Привітання» 

Мета: знайомство, вироблення невимушеної атмосфери.

Кожен з учасників повинен назвати своє ім’я, одне із своїх реальних хобі та одне, яке хотів би мати. Кожен наступний учасник говорить своє ім’я, реальне хобі і те, яке хотів бимати, потім повторює все, що сказав перший учасник.

Вправа 2. «Закінчіть речення»

Мета: створити позитивне налаштування на плідну роботу учасників тренінгу.

Щоб створити позитивне налаштування на роботу ми пропонуємо кожному  учаснику представитися і назвати ту асоціацію, яка в нього пов’язується з поняттям часу. Почнемо з мене: Я методист ВПУ №26, звуть мене Вікторія, для мене час – це біг. Я П.К. – майстер виробничого навчання. Для мене час – це мить.

 А що для вас, як для педагогів, означає час?

Гроші, життя, пісок, роки, мить, вода, поїзд, нескінченність, течія, простір, річка, вічність, швидкість, шлях, вік, майбутнє, минуле, ,відносність    мудрість, ілюзія , континуум,  біг,  мить,  спіраль,  маховик .

Кожен учасник пропонує свою версію інтерпретації часу.

Думаю що кожен з Вас погодиться з тим, що робочий день педагога насичений заходами, як плановими, так і позаплановими: наради, педради, перевірка зошитів, контрольні роботи, іспити, батьківські збори і багато-багато іншого. І в цьому щоденному вирі подій потрібно ще встигнути приділити хоч кілька хвилинок кожного учня.

Як виконати всі важливі справи вчасно? За що братися у першу чергу? Як ефективно спланувати свій час, щоб у житті залишалося місце на захоплення, відпочинок, заняття спортом, хобі? А найголовніше – на особисте життя, на увагу до родини і, нарешті, на виховання власних дітей?

Іноді хочеться, щоб доба розтягнулася на 26 годин або з якоїсь причини відмінили парочку нарад на цьому тижні.

Погодьтесь що нестача часу є однією з найголовніших проблем у діяльності педагога, яка впливає як на ефективність діяльності так і на емоційний стан людини.

2. ОСНОВНА ЧАСТИНА

Фактор часу являється самим потужним  стрессором. Педагогу хронічно не вистачає часу не тільки на відпочинок, але і на працю. І якщо перша половина робочого дня чітко розпланована адміністрацією і її матеріалізація висить на стіні Вашого кабінету у вигляді розкладу занять, то організація позаурочного часу лягає на плечі самого освітянина.

Але все не так складно, як здається. Головне – це уміння керувати своїм часом ефективно, чітко і розумно.

Тайм-менеджмент (time management – управління часом) – це технологія ефективного планування часу, як робочого, так і особистого, для досягнення таких цілей:

• зменшення стомлювання;
• збільшення обсягу виконаних справ;
• встановлення рівноваги між особистим життям і роботою
• досягнення поставленої мети.

Вправа 3.  «Мій капітал часу»

 Мета: аналіз часу, який витрачається на різні сфери життя, пошук ресурсів.

Скільки в нас часу? Звичайно, ми не спокушаємо долю. Кожному відведено свій час. Але давайте приблизно оцінимо на що ми можемо розраховувати в майбутньому.

Учасникам пропонується на листку паперу записати та виконаємо прості математичні розрахунки:

1.иВ перший рядок запишіть ваш вік.
          2. В другий рядок (приблизно до якого віку ви плануєте дожити).
          3. Ваш капітал часу в роках ( значення рядка «2» мінус значення рядка «1»).
          4. Ваш капітал часу в днях (значення рядка «3» помножити на 365 днів).
          5.тЗапишіть скільки вам необхідно годин сну на добу.
         6. Кількість активних годин у добі (24 години мінус значення рядка «5»).

7. Ваш капітал часу (значення рядка «4» помножити на значення рядка «6»).

В середньому у нас вийшло 200 000 – 400 000 годин. На жаль, ми не капіталісти. Це перший висновок, який ми повинні зробити.

Якщо ми втратимо 1000 гривен, то це виправляємо, ми ще зможемо заробити. Якщо ми втратимо 10-20 годин, то цю втрату ми не зможемо виправити ніколи.

Вправа 4.  «Пиріг  часу»

Мета: Усвідомлення поняття «мій капітал часу» через кількісний показник.

Розглянемо рисунок «Пиріг часу» (Додаток А). У цьому колі 80 секторів (середня тривалість життя людини). Поставте на колі точку і від цієї точки заштрихуйте кількість секторів, рівну вашому віку. Це те, що ви вже прожили.

На сон ми витрачаємо – 8 годин, – це 1 / 3 частина доби. Відрахуйте і заштрихуйте 1/3 частину секторів, що залишилися,  це на сон.

Нажаль у нашому житті  трапляються періоди, протягом яких ми не можемо ефективно використовувати свій час ( це можуть бути періоди хвороби, або інші неочікувані події). Відрахуйте на це ще 3 роки. Теж заштрихуйте.

Подивіться скільки залишається. Дуже і дуже малий шматок пирога. На пару склянок чаю. Наше завдання розтягнути цей пиріг. Зробити його максимально смачним, максимально поживним і корисним, і максимально потрібним нам.

Ті тижні, роки, що пройшли, вже не повернути.

А те, як пройде наступний рік, залежить тільки від нас.

Оскільки ми вже декілька разів підкреслювали, що сучасний педагог завжди відчуває хронічну нестачу часу, логічно поставити запитання: як зберегти  час?

Вправа 5.    «Хронофаги»

Мета: Виявлення поглиначів часу.

Всі ви, мабуть, зустрічалися х таким поняттям як хронофаги або  поглиначі часу. Ми пропонуємо вам попрацювати в командах. Метою кожної команди буде  визначити де ми втрачаємо час і по можливості назвати шляхи їх усунення.

Перша команда міркує, які на вашу думку  поглиначі часу, пов’язані із зовнішніми обставинами, друга – пожирачі часу , пов’язані з внутрішньою організацією людини. Представники команд на дошці діляться власними міркуваннями.

Поглиначі часу, пов’язані із зовнішніми обставинами:

• телевізор. Якщо у Вас немає можливості дивитися улюблені передачі у вільний час по Інтернету в запису, економлячи час на перегляді реклами, то хоча б поєднуйте телеперегляд з виконанням якоїсь роботи по дому або фізичними вправами. І, звичайно, телепередачі повинні бути пізнавальні, а не пусті.
• комп’ютерні ігри. З цими хронофагами потрібно бути особливо пильним, адже вони можуть призвести до проблем із зором і нервовою системою, аж до психічних розладів.
• Інтернет. У наш час складно уявити собі життя без даних поглиначів часу. У багатьох навіть існує очевидна Інтернет-залежність, від якої не так-то просто позбутися.
• дорога. Якщо Ви – за кермом, то обов’язково слухайте аудіокниги або складайте в думці план дій в якомусь важливому напрямку. Якщо ж Ви – пасажир, то можна не тільки щось пописати, почитати або обміркувати, але і просто відновити сили, подрімавши.
• телефон. Якщо ви працюєте, то сміливо відключайте телефон на цей час, ввімкнувши автовідповідач. Пізніше Ви прослухаєте записи і передзвоните, якщо вважатимете це за потрібне.
• дрібні послуги знайомим. Ми відчуваємо себе ніяково, коли відмовляємо людям в їх проханнях. Але, якщо все правильно зважити, то можливо і не все в наших силах,…
• форуми і соціальні мережі. Це дуже потужні пожирачі часу. І в найважчих випадках єдиним способом боротьби з ними може стати тільки видалення свого облікового запису.

Хронофаги, пов’язані з внутрішньою організацією людини:

• відсутністьрррозпорядкурррдня
  •невмінняллговоритиооо«ні»
  •відсутністьооосамодисципліни
  •звичка відкладати на завтра, довге «розгойдування» …
  •розподілення справ всупереч своєму хронотипу
• довге «розгойдування» … 

Оскільки ми говоримо про ефективне управління часом, то висновок, який ми повинні з цього зробити це те, що: головними пожирачами часу для нас виявляються не зовнішні чинники, а наші особистісні особливості (або їх відсутність) і шкідливі звички: Такі як:

• Відсутність елементарної самодисципліни, невміння довести справу до кінця.
• Нездатність сказати «ні», коли до нас звертаються з проханнями, а в нас дійсно бракує часу.
• Особиста неорганізованість, «завалений» письмовий стіл, пошуки записів, пам’ятних записок, адрес, телефонних номерів.
• Звичка відкладати на завтра, довге «розгойдування» ..
• Розподілення справ всупереч своєму хронотипу.

Рекомендація: Здолавши три найважливіших для вас «поглинача» часу, ви зможете значно скоротити втрати часу.

А зрозуміти наші власні хронофаги і як від них позбутися допоможе нам Тест «Куди йде час».

Учасникам пропонується виконати Вправу 5:  тест  «Куди дівається наш час?» ( Додаток Б) та обрати один з варіантів відповідей на кожне запитання тесту.

На слідуючому кроці педагоги визначають чи вміють вони раціонально використовувати відведений час?

Пропонуємо за допомогою Вправи 6. “Чи раціонально я використовую свій час” ( Додаток В) оцінити наскільки ефективне ваше уміння.

За допомогою даної методика, кожен з Вас оцінив свою здатність до само менеджменту, давайте зосередимо вашу увагу на ключових питаннях управління часом.

В управлінні часом можна виділити наступні процеси:

1.  Постановка мети. Визначення та формулювання  цілей.

2. Планування і розстановка пріоритетів. Розробка плану досягнення поставлених цілей і виділення пріоритетних (першорядних) завдань для виконання.

3.  Їх реалізація полягає в конкретних кроках та  діях відповідно до наміченого плану і порядку досягнення мети.

 4.   Контроль досягнення мети і виконання планів.

Перше і головне це Мета.

МЕТА – це фіксація результату, який повинен бути досягнутий за певний період часу. По-іншому, це образ бажаного результату. Чого ви хочете?

• Мета повинна бути чітко сформульована. Інакше в кінцевому підсумку може бути досягнутий результат, що відрізняється від запланованого.
• Цілі повинні бути досяжні: не потрібно ставити такі цілі, які навпаки привели б до збільшення стресів у вашому житті (їх і так вистачає).
• Слід враховувати що досягнення мети в будь-якій складній задачі, краще робити поетапно, розбиваючи їх на дрібні до тих пір, поки не стане ясно, що саме ви зможете зробити вже сьогодні і прямо зараз.

Звільнити час можна також правильно плануючи свої справи. Планування вивільняє час .

Вправа 6. « Ефективність   планування»

Мета: визначення  рівня здатності до ефективного планування часу.

Педагогам  пропонується тест  «Наскільки ефективно я планую час» (Додатог Г).

Планування – це один із найважливіших чинників тайм-мененджменту.

Пропонуємо вам ознайомитися із деякими правила,  дотримання яких допоможе  краще організувати роботу та успішно планувати свій час:

• Планувати і думати треба на папері. Тільки візуалізація. Якщо мети немає на папері, вона не існує. Це мрія.
• План – це не догма, він повинен бути гнучким. Ви маєте право і повинні вносити корективи, доповнення. Якщо ви нічого не плануєте, ви не бачите своїх цілей, не дивіться вперед.
• Не намагайтесь весь час планувати на активні справи, обов’язково 20% резервуйте часу на позаплановані справи.
• Італійський економіст Парето започаткував Правило 10/90 (принцип Парето). Згідно із цим правилом, перші 10 % часу, які витрачаються на попереднє планування та організацію роботи, забезпечують заощадження не менше ніж 90 % часу на практичне виконання роботи. Головне в тому , щоб виявити ті 10% від яких залежить успіх.

Ніхто не в змозі впоратися з усіма справами, які необхідно або хотілося б зробити. Широко розповсюдженим явищем  і проблемою є намагання зробити одразу якомога більше справ. А тому плануйте та розставляйте пріоритети.

ПІДВЕДЕННЯ ПІДСУМКІВ

 Вправа 7.  «П’ять  Пальців» (по Л. Зайверту)

Мета: Одержання від учасників зворотного зв’язку від групи за результатами роботи на тренінгу

Щоб досягнення мети стало реальністю, необхідно постійно стежити за тим, щоб не збитися з курсу. Для керування такою «тонкою матерією», як час, контроль важливий особливо. Лотар Зайверт пропонує дуже простий і зручний метод щоденного підсумкового ТМ(тайм-менеджмент)-контролю (втім, метод можна використовувати і для проміжного контролю над виконанням окремих завдань протягом дня) – так званий метод «п’яти пальців». Метод є елементарною мнемотехнікою, у якій за кожним з пальців руки закріплений один з контрольованих параметрів якості досягнення мети.

Досить лише подивитися на долоню правої руки і за першими буквами назв пальців згадати параметри, на підставі яких здійснюється контроль. От ці параметри (у трохи модифікованому, у порівнянні із запропонованими Л. Зайвертом, вигляді):

М (мізинець) — Думки, знання, інформація. Що нового сьогодні я довідався? Чи довідався я щось нове про свій час? Чи придумав нові «хитрощі», щоб краще управляти ним?

Б (безіменний) — Близькість до мети. Які оперативні завдання, що наближають мене до досягнення важливих цілей (довгострокових стратегічних), я сьогодні вирішив?

С (середній) — Стан. Які справи були особливо цікавими? Що було пов’язане з позитивними емоціями і високою мотивацією? Навпроти, які справи були нудними, суб’єктивно важкими, робилися «через не можу»?

В (вказівний) — Послуга, допомога, співробітництво. Кому я допоміг, кому зробив послугу, з ким знайшов спільну мову, з ким разом добре працював?

Б (великий) — Бадьорість. На які завдання я затратив найбільше енергії, фізичних сил? Що зроблено мною сьогодні для підтримки мого здоров’я та фізичної форми?

ОБМІН ВРАЖЕННЯМИ, ПОЧУТТЯМИ (ЧИ ВИПРАВДАЛИСЬ ОЧІКУВАННЯ).

 Спробуйте прямо зараз, на етапі завершення нашого заняття, подивитися на свою праву долоню і проконтролювати результат, наприклад, отриманої інформації:

• чи можете ви назвати декілька найбільш важливих ідей, які вас зацікавили на занятті, які у вас виникли думки (мізинець)?
• чи допоможуть знання, отримані на тренінгу, у досягненні ваших актуальних  життєвих цілей, ваша близькість до мети (безіменний)?
• чи були на тренінгу вправи, які змінили ваш стан (середній)?
• чи допомогло вам заняття краще зрозуміти самого себе? Чи змогли ви в чомусь змінити себе, а в чомусь прийняти себе такою людиною, якою ви є (вказівний)?
• чи було заняття важким? Чи сильно стомило вас розуміння викладеного матеріалу (великий)?

Додаток А

Рисунок «Пиріг часу»

 Додаток Б

Тест  «Куди дівається наш час?»

1. Що ви робите у вихідні?
а) тиняєтеся туди-сюди,
б) роздумуєте,
в) годинами розмовляєте по телефону.

2. На ваш погляд, головне, що дає медитація, – це …
а) прояснення думок,
б) освоєння нових територій,
в) можливість побути наодинці з собою.
3. Робота вдома вимагає …
а) вміння не піддаватися спокусам,
б) дисципліни і проходження чіткого розкладу,
в) вміння обмежувати спілкування з домочадцями.
4. Що ви відчуваєте, кажучи: «У мене немає часу»?
а) Злість на себе,
б) стомлення,
в) почуття провини.
5. Той, хто все завжди встигає …
а) вміє організувати своє життя,
б) вміє з усього отримувати користь,
в) вміє завоювати авторитет.

Результати тесту

• Більше відповідей «а» – Ви беретеся за все, що попадається вам на очі. Миттєві бажання нерідко відволікають вас від важливих справ, тому ви відкладаєте їх на останній момент. Щоб звільнити час, навчиться розставляти пріоритети.
• Більше відповідей «б» – Ви берете на себе занадто багато зобов’язань прагнете все контролювати, по багато разів перевіряєте свою роботу і навіть у вільний час думаєте про справи. Іноді дозволяйте собі витрачати час на заняття, які принесуть вам задоволення.
• Більше відповідей «в» – Ви часто відкладаєте свої справи на другий план заради оточуючих. Коли хтось просить вашої уваги або допомоги, ви витрачаєте на це весь свій час. Вчіться говорити ні. Якщо у вас немає ні бажання, ні часу розмовляти з нецікавими вам людьми, обмежтеся кількома фразами і поверніться до своїх справ.

Додаток В

 Вправа 6. “Чи раціонально я використовую свій час“

Оцініть себе в балах: 0 – майже ніколи   1 – іноді    2 – часто  3 – майже завжди

1.        Я резервую на початку робочого дня час для підготовчої роботи, планування
2.        Я передоручаю все, що може бути передоручено
3.    Я письмово фіксую завдання і цілі, із зазначенням термінів їх реалізації
4.        Кожен офіційний документ я намагаюся обробляти за один раз і остаточно
5.        Кожен день я складаю список майбутніх справ, упорядкований за пріоритетами. Найважливіші речі я роблю в першу чергу
6.        Свій робочий день я звільняю від сторонніх телефонних розмов незапланованих зустрічей, несподіваних нарад
7.        Своє денне навантаження я розподіляю відповідно до графіка моєї працездатності
8.        У моєму плані завжди є вікна, що дозволяють реагувати на актуальні проблеми
9.        Я направляю свою активність таким чином, щоб в першу чергу концентруватися на небагатьох, «життєво важливих» проблемах
10.    Я вмію говорити «ні», коли на мій час претендують інші, а мені необхідно робити більш важливі справи
РАЗОМ:

0-15  балів – Ви не плануєте свій час і перебуваєте під владою зовнішніх обставин. 

16-20 балів – Ви намагаєтеся опанувати свій час, але не завжди досить послідовні, щоб мати успіх.

21-25 балів – У Вас досить високий рівень само менеджменту.

26-30 балів – Ви можете служити зразком кожному, хто хоче навчитися раціонально використовувати свій час. 

 Додаток Г

 Тест «Наскільки ефективно я планую час»

Інструкція: відповідаючи на питання, виберіть цифру, яка, як Ви вважаєте, в найбільшою мірою відповідає дійсності

	Николи	Рідко	Іноді	Часто	Завжди
Як часто Ви плануєте для того, щоб  життєві обставни не виходили з під контроля?	1	2	3	4	5
Чи записуєте Ви свої щоденні справи?	1	2	3	4	5
Як часто Ви використовуєте гнучкість під час виконання  завдань свого плана?	1	2	3	4	5
Як часто у Вас виходить повністю виконувать всі пункти свого плану на день?	1	2	3	4	5
Як часто Ви плануєте час для найбільш важливих для вас справ?	1	2	3	4	5
Як часто рушаться Ваші плани на день через  раптово виникші ситуації?	5	4	3	2	1

Підрахуйте загальну суму балів.

Результати:

6-10 балів – ефективність планування практично «на нулі». Вам слід подумати про використання нових методів та інструментів планування.

11-15 балів – ефективність планування нижче середнього. Ваша система планування роботи та дозвілля недосконала. Вчіться  посилювати контроль над  ситуацією і знижувати стрес.

16-20 балів – середній рівень. Ваша система планування часу працює, але може працювати ще краще. Зверніть увагу на власні пріоритети.

21-25 балів – рівень вище середнього. Ваша система планування працює добре. Періодично переглядайте її для того, щоб переконатися що Ви плануєте рішення найбільш важливих в житті завдань.

26-30 балів – Ви чудовий планувальник.

РЕКОМЕНДОВАНА ЛІТЕРАТУРА

• Баринов Ч. 16 советов тайм-менеджмента [Електронний ресурсhttp://worksection.com/blog/time-management.html.
• Гринчук Ю.Ю. Управління загальноосвітнім навчальним закладом з позиції системного підходу на засадах технологій тайм-менеджменту /
  Ю.Ю. Гринчук // Управління школою. – 2017. – № 16-18. – С. 31-37
• Десятов Т.М., Коберник О.М., Тевлін Б.Л., Чепурна Н.М. Наука управління загальноосвітнім навчальним закладом / Т.М. Десятов,
  О.М. Коберник, Б.Л. Тевлін, Н.М. Чепурна. − Х. : Основа. – 2003. – 240 с.
• Замогильний А. Г. Тайм-менеджмент / А. Г. Замогильний // Освіта дорослих: енциклопедичний словник ; за ред. В. Г. Кременя, Ю. В. Ковбасюка ; упоряд. : Н. Г. Протасова, Ю. О. Молчанова, Т. В. Куренна ; ред. рада : В. Г. Кремень, Ю. В. Ковбасюк, Н. Г. Протасова та ін. ; Нац. акад. пед. наук України, Нац. акад. держ. упр. при Президентові України [та ін.http://studway.com.ua/yak-vstigati-vchiti
• Колесов О. С. Тайм-менеджмент – управління часом / О. С. Колесов, А. В. Вацьківська // Збірник наукових праць ВНА. – 2011. – Т. 3. – № 2(53). – С. 61–69.
• Кремень В. Г. Чому ми бідні, якщо такі освічені? [електронний ресурсhttp://naps.gov.ua/ua/press/releases/537/
• Любченко Н. В. Тайм-менеджмент в освітній установі: спецкурс / Н. В. Любченко//Управління науково-методичною діяльністю закладів післядипломної педагогічної освіти: координаційний аспект: наук.-метод. посіб. ; за ред. Є. Р. Чернишової ; НАПН України, Ун-т менедж. освіти. — К.: ЦП «КОМПРИНТ», 2013. – C. 221–232.
• Марченко Н. 15 правил відмови: як сказати «ні!» ввічливо /
  Н. Марченко // Шкільний світ. – 2017.– № 1. – С. 20-21
• Моргенстерн Дж. Тайм-менеджмент / Дж. Моргенстерн. – М.: Деловая книга. – 2001. – 264 с.
• Руденко О.М. Тренінг для вчителів «Мої 24 години»// Шкільному психологу. – – №29. – с.17-21.
• Сайгіна Н. Хронофаги, или пожиратели времени [Електронний ресурсhttp://www.forbes.ru/forbes-woman/psihologiya/67765-hronofagi-ili-pozhirateli-vremeni-odno-iz-ponyatii-taim-menedzhmenta.
• Скібіцька Л. І. Тайм-менеджмент: навч. посіб. для студ. екон. вузів / Л. І. Скібіцька. – К. : Кондор. – 2009. – 528 с.
• Тайм-менеджмент: простые способы управления временем- [Електронний ресурсhttp://psyfactor.org/lib/time-management-2.htm.
• Харченко Н. 12 порад, які варто прочитати за ранковою кавою/
  Н. Харченко // Шкільний світ. – 2017.– № 1. – С. 4